Finanzordnung der Landesschüler*innenvertretung Rheinland-Pfalz
Inhaltsübersicht:
1. Haushalt
1.1. Haushaltsplan
1.2. Ausgaben
1.3. Aufteilung der Mittel zwischen den Landesvorständen eines Jahres
1.4. Haushaltsbedarf der Kreis- und Stadt-SVen
2. Abrechnungs- und Buchhaltungsmodalitäten
2.1. Stellung von Rückerstattungsanträgen für Fahrt- und Sachkosten,
Buchführung
2.2. Inventar
2.3. Telefonkosten
2.4. Kassenprüfung
3. Fahrtkostenrückerstattung
3.1. Berechtigung
3.2. Fahrten mit dem PKW
3.3. Fahrten mit der Bahn
3.4. BahnCards
4. Verpflegungskostenerstattung für Gremienmitglieder
5. Veranstaltungen
5.1. Anmietung von Räumlichkeiten
5.2. Teilnahmebeiträge
5.3. Honorare
6. Nutzung und Verleih von Inventar
7. Sicherheit
8. Schlussbestimmungen
Anlage
- Standard-Honorarvertrag
1. Haushalt
1.1. Haushaltsplan
Die amtierenden Landesratssprecher*innen legen dem Landesrat (LaRa) gegen Ende eines jeden Jahres einen Haushaltsvorschlag für das darauf folgende Jahr vor, welcher vom Landesrat beschlossen werden muss. Der Entwurf muss sich am für die LSV vorgesehenen Sachkostenmittel des Landeshaushalts Rheinland-Pfalz orientieren.
1.2. Ausgaben
Die Ausgabentätigkeit des Landesvorstands und der Geschäftsführung muss im Rahmen des vom Landesrat beschlossenen Haushaltsplanes erfolgen. Bei Überziehungen einzelner Titel oder Titelgruppen im laufenden Haushaltsjahr um mehr als 20 Prozent des Ansatzes ist der Landesrat über diese Abweichung umgehend zu informieren. Alle Abweichungen im Laufe des Haushaltsjahres müssen vom Landesrat in Form eines Nachtragshaushalts legitimiert werden.
1.3. Aufteilung der Mittel zwischen den Landesvorständen eines Jahres
Dem im zweiten Halbjahr eines Jahres gewählten Landesvorstand muss noch ein angemessener Betrag im Haushalt zur Verfügung stehen. Dabei soll darauf geachtet werden, dass der neue Landesvorstand mit diesem Betrag arbeitsfähig ist.
1.4. Haushaltsbedarf der Kreis- und Stadt-SVen
Den Kreis- und Stadt-SVen wird im Haushaltsentwurf der LSV grundsätzlich ein Mindestbetrag von insgesamt 5.000€ zugestanden. Dies deckt die Kosten für Sitzungen, den allgemeinen Geschäftsbedarf, die infrastrukturelle Grundausstattung sowie die Kosten für Projekte, politische Aktionen und Veranstaltungen, inklusive der damit verbundenen Fixkosten. Jede Kreis-SV und jede Stadt-SV erhält hierbei einen eigen Posten im Haushalt, alle Kreis- und Stadt-SVen haben in Relation zu der Anzahl der vertretenden SchülerInnen und Schulen den gleichen finanziellen Anspruch. Der Landesrat kann dennoch eine den Arbeitsprogrammen und ausstehenden Aktionen der einzelnen Kreis- und Stadt-SVen angemessene Umverteilung mit einer 2/3-Mehrheit der satzungsmäßigen Mitglieder beschließen. Erstattungen erfolgen nur im Nachhinein und nach Vorlage entsprechender Belege, der Landesvorstand kann bei nachweislichen logistischen Schwierigkeiten mit diesem Verfahren in Einzelfällen Ausnahmen, mit einer 2/3 Mehrheit beschließen. Falls das Geld bis zum 1.12. eines Jahres nicht abgerufen wurde, entscheidet der LaRa im Rahmen eines Nachtragshaushalts über die Verwendung der frei werdenden Mittel.
2. Abrechnungs- und Buchhaltungsmodalitäten
2.1. Stellung von Rückerstattungsanträgen für Fahrt- und Sachkosten, Buchführung
Fahrtkosten und sonstige Ausgaben, die im Namen der LSV getätigt wurden, werden nur zurückerstattet, wenn in der LGS fristgerecht (innerhalb von 6 Monaten ab dem Datum der Entstehung der Auslagen) ein ordnungsgemäß ausgefüllter Fahrt- bzw. Sachkostenrückerstattungsantrag vorliegt. Es werden ausschließlich die offiziellen Antragsformulare akzeptiert; diese können in der LGS angefordert werden und stehen auf der Homepage der LSV zum Download zu Verfügung. Die Anträge werden von der Geschäftsführung der LSV bearbeitet. Fahrt- und Sachkosten werden hierbei in eigener Verantwortung über das Konto der LSV erstattet. Die Buchhaltung wird durch die Landesgeschäftsführung gewährleistet.
2.2. Inventar
Die LGF führt eine Inventarliste für alle Gegenstände im Eigentum der LSV, die einen Wert von 20 € überschreiten. Über den Verleih der Schlüssel zu Räumlichkeiten der LSV führt ebenfalls die LGF Buch. Empfang und Rückgabe sind zu quittieren. Gleiches gilt für LSV-Eigentum, das an Privatpersonen (siehe 6.) verliehen wird.
2.3. Telefonkosten
Die Einzelverbindungsnachweise der Telefonrechnung sind zu archivieren und werden von der LGF überprüft.
2.4. Kassenprüfung
Alle Bücher und Kontoauszüge sowie die digitale Buchführung müssen den KassenprüferInnen vorliegen und sollten bis spätestens zwei Wochen vor der LandesschülerInnenkonferenz (LSK), auf der die finanzielle Entlastung des Landesvorstandes stattfindet, durchgesehen werden.
3. Fahrtkostenrückerstattung
3.1. Berechtigung
Die LSV erstattet allen gewählten Mitgliedern und Delegierten die Fahrtkosten zu Sitzungen ihrer Gremien. Den Mitgliedern von LaVo (ordentliche und erweiterten Mitgliedern), LaRa, Kreis-/Stadt-SV, Lichtblick-Redaktion sowie den rheinland-pfälzischen Bundesdelegierten werden die Fahrtkosten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen, erstattet. Allen teilnehmenden SchülerInnen aus RLP werden die Fahrtkosten zu den übrigen Veranstaltungen, wie Seminare und Camps, erstattet. Dabei kann den AntragstellerInnen auf Beschluss des LaVos auch nur ein bestimmter Anteil ihrer Kosten zurückerstattet werden (außer es handelt sich hierbei um Mitglieder des LaVos, des LaRas, der Kreis-/Stadt-SVen, der Lichtblick-Redaktion sowie den rheinland-pfälzischen Bundesdelegierten). Die Rückerstattung kann für alle nicht angemeldeten Personen auf Beschluss des LaVos verweigert werden. ReferentInnen für LSV-Veranstaltungen können auf Beschluss des Landesvorstandes Fahrtkostenrückerstattung erhalten.
3.2. Fahrten mit dem PKW
Generell muss die kürzeste Verbindung bei der Rückerstattung zu Grunde gelegt werden. Für alle gem. 3.1. Fahrtkostenberechtigten kann auch eine aus Zeitgründen gewählte, längere Autobahnverbindung zu Grunde gelegt werden. Die Kilometerpauschale beträgt den jeweils niedrigsten im Landesreisekostengesetz Rheinland-Pfalz vorgesehenen Satz, derzeit 0,15 €. Für jede weitere mitgenommene fahrtkostenberechtigte Person erhöht sich die Pauschale um 0,02 €. Bei triftigen Gründen beträgt die Kilometerpauschale derzeit 0,25 €. Triftige Gründe liegen vor, wenn der Sitzungsort entweder gar nicht / nur schwer, nur in unzumutbarer Zeit oder aber deutlich nicht rechtzeitig mit ÖPNV erreichbar gewesen wäre oder andere Gründe die erhöhte Kilometerpauschale rechtfertigen. Die Beantragung der erhöhten Kilometerpauschale muss ausführlich begründet werden. Bequemlichkeit darf keine Begründung sein. Das Landesreisekostengesetz Rheinland-Pfalz ist uneingeschränkt anzuwenden.
3.3. Fahrten mit der Bahn
Es wird nur die günstigste Verbindung erstattet, dazu zählen auch Sondertarife wie Wochenend-, Rheinland-Pfalz-Ticket und ähnliche. Ist die Abweichung zu den Preisen der günstigsten Verbindung auf dieser Strecke unter Nutzung von Sparpreisen mit ICE nur geringfügig höher und wird durch die Nutzung eine erhebliche Zeiteinsparung erreicht, so werden auch diese erstattet. Für Mitglieder des LaVos und der Bundesdelegation, sowie für die LaRa-SprecherInnen werden in dringenden Fällen für Fahrten innerhalb RLP auch IC/EC-Zuschläge zurückerstattet. Mitgliedern der Bundesdelegation sowie des LaVos werden für Fahrten außerhalb von RLP nach Genehmigung durch den Landesvorstand auch ICE-Fahrkarten erstattet, sofern diese mehr als 50 DB-Tarif-Kilometer von der RLP-Landesgrenze entfernt sind. Es können maximal zwei Personen pro Veranstaltung eine vollständige Erstattung einer ICE-Normalpreis-Fahrkarte geltend machen. Mit Zustimmung des Landesrates kann in besonderen Situationen diese Regelung auf eine dritte Person ausgeweitet werden.
3.4. BahnCards
Mitglieder des LaVos, der Bundesdelegation - mit Ausnahme deren VertreterInnen - sowie die LaRa-SprecherInnen können beim LaVo eine BahnCard unter Vorlage einer Kalkulation, die die zu erwartende Ersparnis durch die BahnCard aufzeigt, beantragen. Lässt sich z.B. durch feste Terminabsprachen oder eine sehr lange Einzelfahrtstrecke die Rentabilität einer BahnCard für stellvertretende Bundesdelegierte mit absoluter Sicherheit absehen, ist auch in diesem Fall der Kauf einer BahnCard möglich. Der LaVo beschließt darüber.
4. Verpflegungskostenerstattung für Gremienmitglieder
LaVoMis, LaRa-Sprecheri*innen, Bundesdelegierte, Amtsträger der Kreis-/Stadt-SVen (Vorstand, Deli zum STA, etc.) können für Sitzungen im Rahmen ihrer Tätigkeit ein Tagegeld beantragen, sofern die Sitzungen nicht in Tagungshäusern mit unentgeltlicher Verpflegung stattfinden. Für jeden vollen Kalendertag eines Termins beträgt das Tagegeld aktuell 20,45 €. Bei einem Termin, der nicht einen vollen Kalendertag dauert beträgt das Tagegeld bei einer Dauer
1. Von mehr als 8 Stunden 5,11 € und
2. Von mindestens 14 Stunden 10,23 €
Die jeweils aktuellen Sätze und Regelungen sind dem Landesreiskotengesetzt Rheinland-Pfalz zu entnehmen.
5. Veranstaltungen
5.1. Anmietung von Räumlichkeiten
Bei LSV-Veranstaltungen sind möglichst die günstigsten Räumlichkeiten zu wählen.
Insbesondere bei der Buchung von Jugendherbergen ist darauf zu achten, dass die Reservierung auf eine pessimistische Einschätzung der TeilnehmerInnenzahl abgestimmt ist. Bei Veranstaltungen in Jugendherbergen sind solche mit den niedrigeren Preiskategorien zu wählen. Ausnahmen können aufgrund der Lage die Jugendherbergen in Koblenz, Mainz und Trier sein.
5.2.Teilnahmebeiträge
Teilnehmer*innen von LSKen haben einen Teilnahmebeitrag zu zahlen, der der teilweisen Deckung der Kosten dient. Dieser beträgt bei
1. Delegierten 10 €
2. Gäst*innen 15 €
3. Mitglieder des LaVos, der Bundesdelegation oder den Landesratssprecher*innen 10 €
Der Teilnahmebeitrag kann in Einzelfällen aus sozialen Gründen auf Antrag durch Beschluss des LaVos oder des LaRas erlassen werden.
5.3. Honorare
ReferentInnen für Arbeitsgruppen auf Veranstaltungen der LSV können Honorare bis maximal 150 € gezahlt werden. ReferentInnen für mehrtägige Seminare und in vom LaVo genehmigten Ausnahmefällen können Honorare von maximal 250 € gezahlt werden. Kulturelle Gruppen (Bands etc.) können für Auftritte auf LSV-Veranstaltungen, wie LSKen und Camps, Honorare in Höhe von max. 50 € beziehen, nach Möglichkeit sollen hierfür jedoch gar keine Kosten anfallen. Der LaVo kann daneben Honorarverträge mit Personen für einzelne Aufgaben und Dienstleitungen abschließen. Es gilt der als Anlage 1 beigefügte Standard-Honorarvertrag. Über die Zahlung und Höhe von Honoraren entscheidet der Landesvorstand. Bei Honoraren ab 100 € ist eine zusätzliche Genehmigung des Landesrates einzuholen.
6. Nutzung und Verleih von Inventar
Gegenstände aus dem Inventar der LSV können an LaVoMis, LaRa-SprecherInnen, Mitgliedern der EinsteigerInnen-LSV sowie Lichtblick-Redaktion und Bundesdelegierte sowie an Beschäftigte der LSV für die Zeit ihrer Amtsausübung / Beschäftigung auf Beschluss des LaVos ausgeliehen werden. LaVoMis, LaRa-SprecherInnen, Mitglieder der EinsteigerInnen-LSV sowie Lichtblickredaktion und Bundesdelegierte sowie Beschäftigte der LSV können die Landesgeschäftsstelle (LGS) einschließlich Kopierer, Fax, Telefon, Internetzugang etc. für die Erledigung ihrer Aufgaben nutzen. Über das Nutzungsrecht für weitere Personen beschließt der Landesvorstand.
7. Sicherheit
Computer sowie Zugänge bei Online-Versänden sind mit Passwörtern zu sichern, um die Entstehung von Kosten durch unbefugte Personen sowie den Zugriff von unbefugten auf personenbezogene Daten zu verhindern. Die Passwörter sind nur den in Punkt 6 genannten Personen bekannt. Mindestens beim Ausscheiden dieser Personen aus dem Amt bzw. aus dem Beschäftigungsverhältnis sind die Passwörter zu ändern. Sensible Daten sollen verschlüsselt verschickt werden.
8. Schlussbestimmungen
Diese Finanzordnung kann von der LSK mit einfacher Mehrheit geändert werden. Änderungen treten nach der entsprechenden Sitzung in Kraft.
Über Ausnahmen von dieser Finanzordnung beschließt der LaRa.
Beschlossen von der 50. LSK vom 19.-21. November 2010 in Enkenbach-Alsenborn.
Geändert auf der 60. LSK vom 29.11.-01.12.2013 in Bad Kreuznach.
Geändert auf der 65. LSK vom 3./4. Juli 2015 in Hochspeyer.
Geändert auf der 72. LSK vom 04.-06. Mai 2018 in Speyer.
__________________
Anlage: Standard-Honorarvertrag
Honorarvertrag
zwischen den Parteien
LandesschülerInnenvertretung Rheinland-Pfalz, Kaiserstraße 26-30, 55116 Mainz,
im folgenden: LSV
und
______________________________, _____________________________________________,
(Name, Vorname) (Anschrift)
im folgenden: Vertragsnehmer/in
wird folgender Vertrag geschlossen:
§ 1 Gegenstand des Vertrages
Der/die Vertragsnehmer/in verpflichtet sich gegen Zahlung eines Honorars für die LSV Rheinland-Pfalz am ___ . ___ . 20___ in ____________________________________ einen Workshop / ein Seminar zum Thema: ______________________________________________________________ durchzuführen/ für die LSV Rheinland-Pfalz am ___ . ___ . 20___ in __________________________________ folgende Aushilfstätigkeiten zu erledigen.
§ 2 Pflichten des/der Vertragsnehmers/in
Workshop/Seminar
Der/die Vertragsnehmer/in erstellt (ggf. gemeinsam mit seiner/m Koreferenten/in) ein Workshop-/Seminarkonzept bis zu einem vereinbarten Termin.
Das Konzept und die Inhalte müssen mit der LSV abgesprochen werden. Ferner erstellt er/sie einen Ankündigungstext und führt den Workshop/das Seminar vor Ort durch. Der Ort wird von der LSV bestimmt und kann bis 14 Tage vor Durchführung verändert werden. Der Termin wird zwischen den Vertragsparteien vereinbart.
Andere Aushilfstätigkeiten
Der/die Vertragsnehmer/in wird folgende Tätigkeiten ausüben:
______________________________________________________________________________
Die Materialien (bspw. Filmausstattung etc.), die für die durchzuführende Tätigkeit benötigt werden, werden, falls nicht anders vereinbart, von dem/der Vertragsnehmer/in selbst gestellt. Im Falle von Diebstahl oder Beschädigung ist die LSV hierfür nicht verantwortlich.
§ 3 Pflichten der LSV
Die LSV verpflichtet sich, dem/der Vertragsnehmer/in ein Honorar in Höhe von ______,00 €
zu zahlen. Eventuell entstehende Kosten für die An- und Abreise, sowie eventuelle Sachmittel werden im üblichen Rahmen erstattet.
Das Honorar wird auf folgendes Konto überwiesen:
Kontoinhaber/in: _________________________________________
Bank: _________________________________________
BLZ: _________________________________________
Kontonummer: _________________________________________
Die LSV übernimmt die Bewerbung für den Workshop / das Seminar, sowie die gesamte organisatorische Abwicklung.
§ 4 außerordentliches Kündigungsrecht
Für den Fall, dass keine Einigung über das Workshop-/Seminarkonzept erzielt werden kann, steht beiden Parteien ein außerordentliches Kündigungsrecht zu. Dieses kann bis 14 Tage vor Durchführung des Workshops / des Seminars ausgeübt werden.
§ 5 Sonstiges
Das Honorar wird ohne steuerlichen Abzug gezahlt. Der/die Vertragsnehmer/in meldet seine/ihre Honorareinkünfte selbstständig beim zuständigen Finanzamt.
Der/die Vertragsnehmer/in ist verpflichtet – sofern der Betrag nicht unter eine Freibetragsgrenze fällt – das Honorar bei einer Einkommensteuererklärung anzugeben.
Jede der Vertragsparteien erhält ein Exemplar des Vertrages.
Mainz, XX.XX.200X
_______________________ _______________________
(XXX) ( )
für die LSV Rheinland-Pfalz Vertragsnehmer/in
